「法定調書の作成と提出準備」—年末に取り組むべき税務業務のポイント

年末調整が完了すると、個人事業主や中小事業主にとって次に控える重要な税務業務が法定調書の作成と提出です。

法定調書は、従業員や外注スタッフ、取引先などに対する支払い内容を税務署に報告するための書類で、

適切に作成して期限内に提出することが義務付けられています。

今回は、法定調書の基本や作成・提出のポイント、間違えやすい点について解説します。

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1. 法定調書とは？

法定調書とは、税務署が個人や法人の所得を正確に把握するために必要とする情報を事業者が報告するための書類です。

たとえば、従業員に支払った給与や、外注スタッフへの報酬、家賃の支払いなどが対象となります。

主な法定調書の種類

• 給与所得の源泉徴収票: 従業員に支払った給与・賞与に関する調書。
• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書: 外注スタッフやフリーランスに支払った報酬に関する調書。
• 不動産の使用料等の支払調書: 事務所や店舗の家賃など、不動産使用料の支払いに関する調書。
• 退職所得の源泉徴収票: 従業員が退職した際の退職金に関する調書。

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2. 法定調書が必要な対象者

法定調書の提出対象となるのは、事業者が支払いを行った相手や金額が一定の基準を超える場合です。

a. 給与所得の源泉徴収票

給与や賞与を支払ったすべての従業員が対象です。アルバイトやパート従業員も含まれます。

b. 報酬、料金等の支払調書

外注スタッフやフリーランスに支払った報酬が5万円以上の場合が対象です。

ただし、講演料や講師謝礼、弁護士費用など特定の支払いは金額にかかわらず対象となります。

c. 不動産の使用料等の支払調書

個人の家主に支払う不動産使用料（家賃や地代など）が15万円以上の場合が対象です。

法人への支払いは対象外となりますが、支払先が個人であれば提出が必要です。

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3. 提出の手続きと期限

a. 提出期限

法定調書は、翌年の1月31日までに税務署へ提出する必要があります。

同時に、「支払調書合計表」も提出します。

b. 提出方法

• 書面での提出: 法定調書を印刷し、税務署に郵送または持参します。
• 電子申告（e-Tax）: 提出件数が多い場合は、e-Taxを利用してオンラインで提出することが推奨されています。

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4. 作成時の注意点

法定調書を作成する際には、以下のポイントを確認し、記載漏れやミスを防ぎましょう。

a. 支払金額や源泉徴収額の正確な記録

• 給与や報酬、家賃の支払金額が帳簿と一致しているかを確認します。
• 源泉徴収税額が正しく計算されているかを確認します。特に外注スタッフの報酬については、10.21％（復興特別所得税を含む）を正確に控除する必要があります。

b. 支払先の情報確認

支払先の氏名、住所、マイナンバーなどの情報が正確に記載されていることを確認します。

マイナンバーを適切に管理し、情報漏えいを防ぐために注意が必要です。

c. 支払調書合計表の作成

提出する法定調書の総額を集計し、支払調書合計表を作成します。この書類も税務署に提出する必要があります。

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5. 年末に準備しておくべきこと

法定調書の提出期限に間に合うよう、年末から以下の準備を進めておくことをおすすめします。

a. 支払いデータの整理

• 給与や報酬、家賃など、対象となる支払いデータを帳簿から抽出し、記録を整理します。
• 支払先ごとにデータをまとめて、調書に反映させやすい形に整えます。

b. マイナンバーの収集・確認

支払先が個人の場合、マイナンバーの記載が必要です。まだ取得していない場合は早めに依頼し、漏れがないように確認します。

c. e-Taxの利用準備

電子申告を行う場合は、事前にe-Taxの利用者識別番号やパスワードを準備し、ログインができる状態にしておきます。

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6. よくある間違いと注意点

法定調書の作成でよくある間違いとその防止策を紹介します。

a. 支払先情報の入力ミス

支払先の住所や名前、マイナンバーを間違えるケースが多いです。

確認作業を徹底し、特に手書きの場合は記載漏れがないよう注意しましょう。

b. 源泉徴収額の計算ミス

源泉徴収額を間違えると、受取側にも影響が及びます。外注報酬の10.21％や、給与の源泉徴収税額表をもとに正確に計算してください。

c. 提出期限の遅れ

法定調書の提出が遅れると、税務署から指摘を受けるだけでなく、事業者としての信用にも影響します。

早めの準備が重要です。

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7. 法定調書をスムーズに作成するためのツール活用

a. 会計ソフトの利用

クラウド型の会計ソフトを利用すると、支払いデータが自動的に集計され、法定調書の作成が効率化されます。多くのソフトには支払調書のフォーマット作成機能が搭載されています。

b. マイナンバー管理システム

マイナンバーを安全に管理するためのシステムを導入することで、漏えいリスクを軽減できます。

また、複数の支払先を一括管理できるため、効率的です。

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まとめ

法定調書の作成と提出は、年末調整後に取り組むべき重要な税務業務の一つです。

期限内に正確な書類を作成することで、税務署との信頼関係を保つだけでなく、事業運営の透明性も向上します。

支払先情報や源泉徴収額の確認を徹底し、必要な書類を早めに準備することが成功のカギです。