「年末の従業員・外注スタッフとの契約内容の確認と更新」—個人事業主が今の時期にできる準備とポイント

年末は、従業員や外注スタッフとの契約内容を見直し、翌年のビジネスに向けて体制を整える絶好のタイミングです。

特に、契約内容が時期ごとに更新される契約や、条件の見直しが必要な契約がある場合は、年内に確認しておくことで翌年の業務がスムーズにスタートできます。

また、昨年と状況が変わっている部分を整理し、契約更新に向けた準備をしておくと、従業員や外注スタッフとの信頼関係も強化できます。

今回は、年末に行うべき契約内容の確認方法と、具体的な見直しポイントについて解説します。

1. 契約内容を確認する目的

従業員や外注スタッフと結んでいる契約内容は、経営状況や仕事内容の変化に応じて見直しが必要です。

契約内容の確認を通じて、仕事の進め方や条件に関する共通理解を再確認することで、今後のトラブルを未然に防ぐことができます。

a. トラブルの予防

契約内容の確認は、条件や仕事内容に関する認識のズレを防ぎ、誤解やトラブルが生じないようにするために重要です。特に、仕事内容や給与、報酬に関わる事項は明確に記載しておきましょう。

b. 業務内容の明確化

経営状況や市場の変化によって、仕事内容が変わっている場合があります。

年末に契約内容を確認し、業務内容が現状に適しているか、また従業員や外注スタッフと共有されているかを確認しましょう。

2. 年末に見直すべき契約内容のポイント

契約の見直しでは、業務内容、報酬、勤務時間や条件など、特に従業員や外注スタッフの負担に関わる項目を中心に確認します。

また、契約の有効期限が近づいている場合は、更新の準備も行います。

a. 業務内容と役割の確認

従業員や外注スタッフが行う業務内容や役割が、契約内容と一致しているかを確認します。

例えば、新しいプロジェクトが増えたり、担当業務が変更になっている場合は、契約に反映させましょう。

• 業務範囲の記載: 担当業務や責任範囲を明確にすることで、従業員や外注スタッフが業務に集中でき、業務の効率化につながります。

b. 報酬や支払い条件の見直し

契約時に決定した報酬や給与が、現状の仕事内容や労働条件と見合っているかを確認しましょう。

特に、成果報酬や出来高制の契約がある場合、支払い条件に変更が必要な場合があります。

• 報酬の確認: 業務量の増加や業務内容の変更があった場合は、報酬の見直しや支払方法を変更することで、双方の納得感を高めることができます。

c. 契約期間と更新条件

年ごとに契約が更新される場合は、契約更新時期に合わせて内容を確認し、必要に応じて更新手続きを進めましょう。

また、契約期間が明記されていない場合は、明示しておくと良いでしょう。

• 契約の有効期限の確認: 契約の更新が必要な場合、従業員や外注スタッフに早めに通知し、契約更新の準備を進めます。

3. 契約書に盛り込むべき重要な項目

契約書には、従業員や外注スタッフが安心して仕事に取り組めるよう、具体的な内容を盛り込みます。

特に、秘密保持や競業避止義務、退職や解約に関する事項は、あらかじめ取り決めておくことで、双方のリスクを最小限に抑えることができます。

a. 秘密保持契約（NDA）

事業に関わる重要な情報を守るために、秘密保持契約を盛り込んでおくと、安心して業務を委託できます。

特に外注スタッフやフリーランスには、守秘義務を徹底してもらうことが重要です。

• 守秘義務の範囲: 取引先情報、技術情報、販売戦略など、守秘義務の対象となる内容を具体的に記載しておきます。

b. 競業避止義務の規定

契約解除後も、一定期間同業他社での勤務や顧客の奪取を禁じる競業避止義務を記載することで、事業の利益を保護します。

• 適用期間と範囲: 競業避止義務の適用期間や対象範囲（同業他社での勤務や顧客の勧誘など）を具体的に記載しましょう。

c. 契約解除・解約条件

契約解除の条件や手続きについても明記しておくと、従業員や外注スタッフが退職や契約解除を希望する際に、スムーズに対応できます。

• 解約の条件: 事前通知の期間や解約の理由を規定し、契約解除時にトラブルが発生しないようにします。

4. 契約書のデジタル化と管理方法

契約書をデジタル化して管理することで、必要なときにすぐに確認でき、管理が効率化されます。

クラウド上に契約書を保管することで、年末や契約更新時期の確認が容易になり、ペーパーレス化にも貢献します。

a. 契約書の電子化

契約書をスキャンして電子ファイルとして保存し、クラウドにアップロードすると管理がしやすくなります。従業員や外注スタッフも簡単に契約内容を確認できるため、業務の透明性も向上します。

• クラウドストレージの活用: Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを利用して契約書を保管し、必要な時にいつでもアクセスできるようにします。

b. 契約管理ツールの導入

契約書の更新期限を通知してくれる契約管理ツールを導入することで、期限切れを防ぎ、適切に契約更新ができます。特に、複数の外注先や従業員と契約を結んでいる場合、管理が効率的です。

• リマインダー機能: 更新期限が近づいたら通知を受け取れる設定にしておくことで、更新手続きの遅延を防ぎます。

5. 年明けに向けての「新しい契約」の準備

年末の契約見直しを終えたら、来年に向けて新たな契約の準備も行いましょう。

年明けから新しいスタッフやフリーランスと契約する場合、契約内容を検討し、トラブルが起きないよう、条件や内容を明確にしておきます。

a. 業務内容と報酬の設定

新しい業務を依頼する場合は、業務内容や報酬、支払い方法を明確に記載した契約書を作成します。

契約のスタート時点で条件を明示することで、業務がスムーズに進められます。

• 業務スコープの明記: 新たな業務を依頼する際、どこまでが業務範囲かを具体的に示すことで、
• 不要な業務負担を避けられます。

b. 業務委託契約と労働契約の区別

従業員としての労働契約と、フリーランスや業務委託としての契約内容は異なります。

業務委託契約とする場合、労働時間の拘束がないようにし、業務の進め方や報酬支払い方法を明確にしましょう。

• 契約の種類の確認: 契約が雇用契約ではなく、業務委託である場合、労働時間の拘束や休暇などが適用されないことを明確に記載します。

まとめ

年末の契約内容の確認と更新は、従業員や外注スタッフと良好な関係を築き、安定した事業運営をサポートする重要な作業です。

業務内容や報酬、契約条件の見直しを行い、必要に応じて契約内容を更新することで、翌年の事業が円滑に進められます。

また、契約書のデジタル化やクラウドでの管理を活用することで、管理作業が効率化され、契約更新の漏れも防げます。