個人事業主が押さえるべき「経費の仕訳と会計処理」—正確な記帳で節税を実現

個人事業主にとって、経費の仕訳と会計処理は事業運営の基礎となる作業です。

正確に経費を仕訳し、適切に帳簿を作成することで、所得税や住民税の負担を軽減できるだけでなく、

事業の実態を明確に把握することができます。

しかし、経費の仕訳にはコツがあり、どの費用をどの勘定科目に分類すべきかを理解することが重要です。

今回は、個人事業主が押さえるべき経費の仕訳と会計処理のポイントについて解説します。

1. 経費の仕訳と会計処理の重要性

経費の仕訳とは、事業運営に必要な支出を適切な勘定科目に分類し、帳簿に記録する作業を指します。

これにより、事業の収支が明確になり、税務申告の際にも適切に経費を計上することが可能になります。

a. 経費仕訳のメリット

経費を正しく仕訳することには多くのメリットがあります。

• 税金を適正に計算できる: 経費を正しく計上することで、課税所得を減らし、所得税や住民税を軽減できます。経費として認められる支出を漏れなく記録することが、節税の第一歩です。
• 事業の状況を把握できる: 売上と経費のバランスを把握することで、事業の利益状況を明確にし、経営判断を行う際の参考になります。

b. 複式簿記と単式簿記

経費仕訳を行う際に用いる方法には、複式簿記と単式簿記があります。

青色申告を選択する場合、特に複式簿記が必要とされます。

• 複式簿記: 複式簿記は、収入や支出が発生した際に、
• **借方（デビット）と貸方（クレジット）**の両面を記録します。
• これにより、資産や負債、収益、費用のすべてが帳簿に反映され、事業の財務状況を詳細に把握できます。
• 単式簿記: 単式簿記は、現金の出入りのみを記録する簡易的な方法です。
• 青色申告10万円控除や白色申告を行う個人事業主にとって利用しやすいですが、複式簿記に比べて詳細な財務状況は把握しにくいです。

2. 経費の仕訳に使う代表的な勘定科目

経費の仕訳を行う際には、勘定科目を正しく選ぶことが大切です。

勘定科目は、どのような費用であるかを分類するための項目であり、適切に分類することで税務上のトラブルを避けることができます。

ここでは、個人事業主がよく使う勘定科目について紹介します。

a. 旅費交通費

旅費交通費は、事業活動において発生する交通費や出張費を計上する勘定科目です。

• 例: 電車やバス、タクシーの利用料金、出張時の宿泊費、飛行機代など。クライアント先への移動や営業活動のための交通費も含まれます。
• 注意点: プライベートの旅行や個人的な移動にかかった費用は、事業用の交通費として計上できません。

b. 消耗品費

消耗品費は、文具や日用品など、事業運営に必要な消耗品を計上するための勘定科目です。

• 例: 文房具、プリンターインク、コピー用紙、デジタル機器（取得価額が30万円未満の場合）など。
• 注意点: 資産性の高いもの（例えば、パソコンなどで30万円以上のもの）は、消耗品費ではなく、減価償却資産として別途処理が必要です。

c. 水道光熱費

水道光熱費は、事業所や自宅兼事務所で使う水道料金、電気代、ガス代などを計上する勘定科目です。

• 例: 自宅を事務所として使用している場合、事業に使用している部分を按分して経費に計上します。
• 例えば、事務所として使っている部屋の面積割合に応じて経費を計算します。
• 注意点: 事業とプライベートの使用が混在する場合は、事業に使っている部分だけを経費として計上することが必要です。

d. 交際費

交際費は、取引先との打ち合わせや、ビジネス上の関係を築くための接待などにかかる費用を計上する勘定科目です。

• 例: 取引先との会食、ビジネスミーティングにかかる飲食費など。
• 注意点: プライベートの交際や個人的な食事は経費として認められません。
• また、過度な接待費用がある場合、税務調査で指摘を受ける可能性もあるため、支出の内容を明確にしておきましょう。

e. 車両費

車両費は、事業活動で使用する車両に関連する費用を計上するための勘定科目です。

• 例: ガソリン代、駐車場代、車両の修理費用、自動車保険など。
• 注意点: 事業とプライベートで車を併用している場合、事業で使用している部分だけを経費に計上します。例えば、使用日数や走行距離の割合で按分して計算します。

3. 経費の仕訳を行う際の注意点

経費を正しく仕訳し、適切に帳簿に記録することは、税務申告の際に非常に重要です。

誤った仕訳や記帳のミスがあると、税務調査の対象となり、最悪の場合、過少申告加算税や延滞税などのペナルティが課されることもあります。

a. 領収書の保管と整理

経費の裏付けとして必要なのが領収書や請求書です。これらの書類をきちんと整理・保管することで、経費として認められる証拠を揃えることができます。

• デジタル保存: スマートフォンで撮影してクラウドストレージに保存するなど、デジタル化することで、書類の紛失や劣化を防げます。税務上も一定の要件を満たせば、デジタル保存が認められています。
• 整理方法: 月別や勘定科目別に分類し、いつでも確認できるようにしておくことが大切です。
• 特に、事業とプライベートの支出が混在している場合は、明確に分けるようにしましょう。

b. 記帳の頻度を増やす

経費の仕訳を後回しにしてしまうと、どの支出がどの勘定科目に該当するか分からなくなることがあります。できる限り、日々または週単位で記帳を行うようにしましょう。

• 定期的な記帳のメリット: 記帳を定期的に行うことで、経費漏れを防ぎ、事業の収支状況をリアルタイムで把握できます。これにより、税務申告の際にも時間をかけずに正確な申告が可能となります。

c. プライベートと事業の支出を明確に分ける

個人事業主の場合、プライベートと事業の支出が混在しやすいですが、これらを明確に分けることが必要です。

例えば、事業専用のクレジットカードを使用するなどして、プライベートと事業の支払いを分けると整理がしやすくなります。

まとめ

経費の仕訳と会計処理は、個人事業主にとって節税の鍵を握る重要な作業です。

適切な勘定科目の選択と正確な記帳により、経費を漏れなく計上し、納税額を抑えることが可能です。

また、定期的な記帳と領収書の整理、プライベート支出との区分を徹底することで、税務調査に備えることもできます。